Стаж уходит в «облако». В России узаконили формат электронной трудовой книжки
По оценке инициаторов новинки, цифровая версия обеспечит работникам постоянный и удобный доступ к информации о трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности для кадрового учета. И пугаться того, что все данные в одночасье уйдут в «облако», не стоит: переход на «цифру» позволяет хранить бумажную трудовую книжку так долго, как это необходимо.
Для многих петербуржцев бумажный документ о трудовой деятельности вскоре станет прошлым. фото Владимира ГЕРДО/ТАСС
Бумага или цифра?
«Еще год назад тех, кто всерьез говорил о переходе на электронные трудовые книжки, порой называли космонавтами. А сейчас это стало реальностью, - оценил ситуацию глава Государственной инспекции труда Петербурга Александр Кротов. - И только доказывает тот факт, что изменения в нашей жизни происходят очень стремительно».
Спорить стоит вряд ли: уже к 15 февраля 2020 года работодатели обязаны отправить в Пенсионный фонд России (ПФР) первый отчет в новом формате, позволяющий формировать трудовую в «цифре».
У тех, кто уже работает и имеет трудовую книжку, существует выбор между электронной или бумажной версиями. Варианты есть. Те, кто предпочтет «цифру», получат бумажную трудовую книжку на руки: в дальнейшем все сведения будут вноситься только в ее электронный вариант. А те, кто заявит о предпочтении «бумаги», фактически выберут два в одном, так как работодатель наряду с электронной продолжит вносить сведения о трудовой деятельности и в бумажную версию книжки.
«Если кто-то не подаст заявление в течение 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге», - пояснила заместитель главного государственного инспектора труда в Петербурге Марина Андреева. И уточнила: переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
А вот те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, такого выбора будут лишены: у них все сведения изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Однако при желании любые сведения из цифрового документа возможно получить в виде бумажной выписки. И сделать это довольно просто, поскольку доступ к ним будут иметь и работодатель, и специалисты управления ПФР или многофункционального центра госуслуг (МФЦ). Причем нужную выписку мы станем получать экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.
Каждый третий
По данным свежего опроса сервиса «Работа.ру», пока единого мнения о необходимости перехода на электронные трудовые книжки среди представителей российских компаний нет: большая часть (около 38%) относится к инициативе нейтрально.
Однако остальные определились: трое из десяти воспринимают происходящее положительно, а чуть больше (32%) - отрицательно. Те, кто не видит во введении «цифры» ничего плохого, выразили полную готовность к процедуре, а абсолютное большинство противников отметили, что она потребует дополнительных финансовых и трудовых затрат. Но львиная доля работодателей говорят о том, что окончательный переход на электронные трудовые книжки в их компании произойдет только в четвертом квартале 2020 года.
Мнения относительно перехода на трудовую в «цифре» порой кардинально отличаются. К примеру, на интернет-сайте www.klerk.ru, ориентированном на бухгалтеров, звучат оценки от «только бумажный вариант» до «не вижу принципиальной разницы - предпочту электронный». С учетом того, что у излишне осторожных есть вариант хранения данных в обоих форматах, спор здесь вряд ли уместен. Однако это не означает, что никаких вопросов к новинке нет.
Не испортишь, не сожжешь
Как и у каждой новинки, у цифровой трудовой книжки есть и плюсы, и минусы.
Первые понятны: сведения из нее можно будет получать быстро, издержек на ведение со временем станет меньше, а риск потерять или утратить ниже. Например, если компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе, - они сохранятся в электронной системе.
Минусы для кого-то тоже существуют: вероятно, желающие «подправить» или украсть информацию в электроном виде найдутся. Да и заявить, что «трудовую книжку я потерял», теперь не получится - она станет храниться удаленно в виртуальном виде. Не исключено, что в отличие от «бумаги» в «цифре» быстро станут появляться и сведения о коротких периодах работы. Ведь если в обычной трудовой запись о приеме делают на третий день после него, то теперь процесс (особенно начиная с 2021 года) пойдет гораздо быстрее. А кому хочется получить запись о том, что ты отработал в компании 2 - 4 дня?
Как теперь станет происходить процесс трудоустройства? Вячеслав Филиппов, эксперт по трудовому праву, поясняет, что трудовую книжку надо будет предъявлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме, но с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если, конечно, она у вашего работодателя есть... А когда вы откажетесь от бумажной версии трудовой, сведения, предоставляемые работодателем и получаемые из ПФР или МФЦ, будут разными: в первом случае вы получите данные только о работе на конкретном предприятии, а во втором - полную выписку.
Что касается риска утраты данных, существующих в «цифре», специалисты уверяют: такой сценарий маловероятен. Во-первых, сведения по этой линии интересны разве что самому работнику: монетизировать их трудно. Во-вторых, хранить данные уже научились: потерять цифровую трудовую книжку так, чтобы ее нельзя было восстановить, сложнее, чем бумажную. К тому же эксперты по кибербезопасности уверены: «ломать» государственную систему хранения будет чересчур накладно - проще с помощью заинтересованного исполнителя «подправить» личные сведения еще на этапе ввода. Но и это теперь вряд ли останется незамеченным.
Однако окончательный выбор между «бумагой» и «цифрой» за вами.
Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 019 (6617) от 04.02.2020 под заголовком «Стаж уходит в «облако»».
Комментарии