Печать и автограф. Зачем работнику нужна электронная подпись?

Уже сейчас многие документы в кадровом делопроизводстве можно получить в цифровом виде, а на смену привычным ранее синей печати и подписи все чаще приходит прямоугольничек, который олицетворяет их в современном электронном мире. Однако многие до сих пор относятся к таким «бумагам» с опасением, не понимая, в чем их преимущество и зачем вообще нынешнему работнику электронная подпись.

Печать и автограф. Зачем работнику нужна электронная подпись? | ФОТО Pixabay

ФОТО Pixabay

Некоторые из нас с документами, подписанными таким образом, уже сталкивались. Попробуйте, к примеру, получить из ПФР копию трудовой книжки или справку о том, что вы предпенсионер, — в ответ вам придет документ с синеньким «штампом»: он и за печать организации, и за подпись ответственного лица. Все быстро и просто… Да и вы сами, обладая электронной подписью, запросто можете не только заверять «рабочие» документы, но и переоформить автомашину, продать дачу или подать иск в суд. В общем, без личного присутствия этот инструмент позволяет решать массу вопросов и экономить при этом время и нервы. Но не все так просто.

На практике идеальная электронная подпись — это сгенерированный системой файл, который и должен засвидетельствовать, кто подписал документ и на основании каких полномочий. Формально такая подпись может быть представлена в трех вариантах — простой (ПЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) и усиленной квалифицированной электронной (УКЭП). И хотя только последняя является полным аналогом обычного автографа, даже УНЭП позволяет заключать трудовой договор с удаленными работниками и взаимодействовать с государственными органами, помогая обнаружить и внесенные изменения. Соответственно, если при работе с ПЭП отследить правки почти невозможно, усиленная квалифицированная электронная подпись приравнена к рукописной и практически гарантирует верность информации в документе. Ведь подделать ее крайне сложно, а выдают ее только специально аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Причем использовать электронную подпись можно не только в процессе работы, но и во всех необходимых случаях.

И все было бы хорошо, если бы за нее не нужно было платить. В случае с простой или усиленной неквалифицированной подписью проблем нет — первая разными системами может быть предоставлена автоматически, вторая получается через МФЦ, причем обе — бесплатно. Правда, и возможности использования таких подписей ограничены. А вот для получения УКЭП надо обращаться либо в аккредитованный удостоверяющий центр (для этого понадобятся паспорт, СНИЛС и ИНН), либо к своему работодателю, который и должен заплатить за оформление электронной подписи (стоит она в среднем около 2 тысяч рублей). Однако далеко не все работодатели готовы нести эти расходы. И отчасти они правы, поскольку многим сотрудникам УКЭП хотя и может пригодиться, но не является для них обязательной. И вовсе не факт, что именно этот вид электронной подписи им необходим — во многих случаях достаточно и усиленной неквалифицированной.

Эксперты уверены: в том случае, если особой нужды в получении УКЭП нет, вряд ли стоит тратить деньги. «Да, она годится для всех случаев жизни и, если есть возможность получить ее не за свой счет, не будет лишней — считает юрист по трудовому праву Александр Семенов. — Однако если вы не собираетесь ее активно использовать, каждый день бываете в офисе и подписываете важные документы пару-тройку раз в год — вряд ли в ней есть необходимость».

Вместе с тем он подчеркивает: такой вариант электронной подписи рекомендован тем работникам, которые трудятся удаленно и находятся, к примеру, в другом городе или даже стране. «Ведь заявление на отпуск или об изменении названия должности тоже необходимо подписывать, а ехать из‑за этого за сотни или даже тысячи километров чересчур накладно, — уверен он. — Именно в таком случае УКЭП может стать палочкой-выручалочкой, которая здорово сэкономит ее обладателю и время, и деньги».

Есть ли у электронной подписи минусы? Практически нет тогда, когда речь идет об УКЭП. А вот плюсов действительно много — она всегда под рукой, удобна в использовании и защищает от махинаций, поскольку задним числом поставить ее невозможно. Да и помогает экономить бумагу, что по нынешним временам немаловажно. «Удаленщики» и фрилансеры ее обязательно оценят: вместо того чтобы подписанный акт о выполнении работ нести в офис или на перекладных доставлять в другой город, они могут подписать и отправить его куда надо за несколько секунд. Да и в обычной жизни она удобна — заверить своим автографом «бумагу» в банке или автосалоне тоже можно удаленно.

Вместе с тем нельзя забывать: этот инструмент с соблюдением всех правил безопасности должен храниться таким образом, чтобы лихие люди никак не могли получить к нему доступ. Как говорят специалисты, лучший вариант — отдельный внесистемный носитель, который будет подключаться только по необходимости. Ведь фактически УКЭП — это ключ к вашей жизни, с его помощью можно заверить любые важные документы. И поместить его ненадежно — все равно, что отдать ключи от квартиры, в которой деньги лежат…


#подпись #документы #работа

Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 101 (7184) от 07.06.2022 под заголовком «И печать, и автограф».


Комментарии



Загрузка...

Самое читаемое

#
#
Новые предметы и знания. Что изменится в российских школах с 1 сентября 2019 года
26 августа 2019

Новые предметы и знания. Что изменится в российских школах с 1 сентября 2019 года

Рассказываем, что ждет учащихся уже через несколько дней.

Вода из колодца - по лицензии. На кого распространяется новый закон?
26 августа 2019

Вода из колодца - по лицензии. На кого распространяется новый закон?

С 1 января пользование скважинами и колодцами будет разрешено только по документу.

Белые – в Лосево, маслята – в Синявино. 8 самых грибных мест Ленобласти
20 августа 2019

Белые – в Лосево, маслята – в Синявино. 8 самых грибных мест Ленобласти

Помогаем не очень опытным грибникам и любителям пробовать новое разобраться, в какие леса лучше всего выходить с ножом и лукошком.

В таких туфлях лететь нельзя! Курьезные случаи с пассажирами самолетов
08 августа 2019

В таких туфлях лететь нельзя! Курьезные случаи с пассажирами самолетов

Как обувь приняли за взрывчатку, а на борт пронесли летучую мышь.

Финляндия объяснила ужесточение визовых правил для петербуржцев
05 августа 2019

Финляндия объяснила ужесточение визовых правил для петербуржцев

С первого сентября туристам надо показывать план поездки и подтверждения наличия финансовых средств.

Спасибо, нам не надо. Китай не хочет присоединяться к новому договору о ликвидации ракет
05 августа 2019

Спасибо, нам не надо. Китай не хочет присоединяться к новому договору о ликвидации ракет

Пекин еще раз официально заявил, что выступает против превращения ДРСМД в многостороннее соглашение.

Демографический сюрприз. Как меняется численность населения Петербурга и Ленобласти
02 августа 2019

Демографический сюрприз. Как меняется численность населения Петербурга и Ленобласти

В черте Северной столицы и области вызревают города-стотысячники.

Перевозчики экономят. Еще одна авиакомпания отказалась от бесплатного питания для пассажиров
08 июля 2019

Перевозчики экономят. Еще одна авиакомпания отказалась от бесплатного питания для пассажиров

На борту самолетов будут предлагаться только прохладительные напитки.

В «Сестрорецком болоте» проложат 3 км экотроп
02 июля 2019

В «Сестрорецком болоте» проложат 3 км экотроп

Здесь сохранились такие растения и мхи, которых не встретишь больше нигде в окрестностях Петербурга.

Женский вопрос. Эксперт – об использовании феминитивов в юридическом языке
25 июня 2019

Женский вопрос. Эксперт – об использовании феминитивов в юридическом языке

Суды активно используют слова «истица» и «заявительница», а слово «юристка» встречается лишь однажды.

Как грамотно уйти с работы? Советы юриста
13 июня 2019

Как грамотно уйти с работы? Советы юриста

При увольнении «по собственному» человек помимо положенной зарплаты получает лишь компенсацию за неиспользованный отпуск.

Открывайте двери! В квартирах россиян будут искать незаконную перепланировку
03 июня 2019

Открывайте двери! В квартирах россиян будут искать незаконную перепланировку

Верховный суд РФ решил: управляющая компания имеет право доступа на жилплощадь с целью проверки.