Печать и автограф. Зачем работнику нужна электронная подпись?
Уже сейчас многие документы в кадровом делопроизводстве можно получить в цифровом виде, а на смену привычным ранее синей печати и подписи все чаще приходит прямоугольничек, который олицетворяет их в современном электронном мире. Однако многие до сих пор относятся к таким «бумагам» с опасением, не понимая, в чем их преимущество и зачем вообще нынешнему работнику электронная подпись.
ФОТО Pixabay
Некоторые из нас с документами, подписанными таким образом, уже сталкивались. Попробуйте, к примеру, получить из ПФР копию трудовой книжки или справку о том, что вы предпенсионер, — в ответ вам придет документ с синеньким «штампом»: он и за печать организации, и за подпись ответственного лица. Все быстро и просто… Да и вы сами, обладая электронной подписью, запросто можете не только заверять «рабочие» документы, но и переоформить автомашину, продать дачу или подать иск в суд. В общем, без личного присутствия этот инструмент позволяет решать массу вопросов и экономить при этом время и нервы. Но не все так просто.
На практике идеальная электронная подпись — это сгенерированный системой файл, который и должен засвидетельствовать, кто подписал документ и на основании каких полномочий. Формально такая подпись может быть представлена в трех вариантах — простой (ПЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) и усиленной квалифицированной электронной (УКЭП). И хотя только последняя является полным аналогом обычного автографа, даже УНЭП позволяет заключать трудовой договор с удаленными работниками и взаимодействовать с государственными органами, помогая обнаружить и внесенные изменения. Соответственно, если при работе с ПЭП отследить правки почти невозможно, усиленная квалифицированная электронная подпись приравнена к рукописной и практически гарантирует верность информации в документе. Ведь подделать ее крайне сложно, а выдают ее только специально аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Причем использовать электронную подпись можно не только в процессе работы, но и во всех необходимых случаях.
И все было бы хорошо, если бы за нее не нужно было платить. В случае с простой или усиленной неквалифицированной подписью проблем нет — первая разными системами может быть предоставлена автоматически, вторая получается через МФЦ, причем обе — бесплатно. Правда, и возможности использования таких подписей ограничены. А вот для получения УКЭП надо обращаться либо в аккредитованный удостоверяющий центр (для этого понадобятся паспорт, СНИЛС и ИНН), либо к своему работодателю, который и должен заплатить за оформление электронной подписи (стоит она в среднем около 2 тысяч рублей). Однако далеко не все работодатели готовы нести эти расходы. И отчасти они правы, поскольку многим сотрудникам УКЭП хотя и может пригодиться, но не является для них обязательной. И вовсе не факт, что именно этот вид электронной подписи им необходим — во многих случаях достаточно и усиленной неквалифицированной.
Эксперты уверены: в том случае, если особой нужды в получении УКЭП нет, вряд ли стоит тратить деньги. «Да, она годится для всех случаев жизни и, если есть возможность получить ее не за свой счет, не будет лишней — считает юрист по трудовому праву Александр Семенов. — Однако если вы не собираетесь ее активно использовать, каждый день бываете в офисе и подписываете важные документы пару-тройку раз в год — вряд ли в ней есть необходимость».
Вместе с тем он подчеркивает: такой вариант электронной подписи рекомендован тем работникам, которые трудятся удаленно и находятся, к примеру, в другом городе или даже стране. «Ведь заявление на отпуск или об изменении названия должности тоже необходимо подписывать, а ехать из‑за этого за сотни или даже тысячи километров чересчур накладно, — уверен он. — Именно в таком случае УКЭП может стать палочкой-выручалочкой, которая здорово сэкономит ее обладателю и время, и деньги».
Есть ли у электронной подписи минусы? Практически нет тогда, когда речь идет об УКЭП. А вот плюсов действительно много — она всегда под рукой, удобна в использовании и защищает от махинаций, поскольку задним числом поставить ее невозможно. Да и помогает экономить бумагу, что по нынешним временам немаловажно. «Удаленщики» и фрилансеры ее обязательно оценят: вместо того чтобы подписанный акт о выполнении работ нести в офис или на перекладных доставлять в другой город, они могут подписать и отправить его куда надо за несколько секунд. Да и в обычной жизни она удобна — заверить своим автографом «бумагу» в банке или автосалоне тоже можно удаленно.
Вместе с тем нельзя забывать: этот инструмент с соблюдением всех правил безопасности должен храниться таким образом, чтобы лихие люди никак не могли получить к нему доступ. Как говорят специалисты, лучший вариант — отдельный внесистемный носитель, который будет подключаться только по необходимости. Ведь фактически УКЭП — это ключ к вашей жизни, с его помощью можно заверить любые важные документы. И поместить его ненадежно — все равно, что отдать ключи от квартиры, в которой деньги лежат…
Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 101 (7184) от 07.06.2022 под заголовком «И печать, и автограф».
Комментарии