Минюст разъясняет порядок истребования документов с территории иностранных государств

Одной из самых востребованных государственных услуг, оказываемых Главным управлением Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области (далее — Главное управление), является истребование личных документов с территории иностранных государств. За 2021 год количество обращений, поступивших в Главное управление от граждан, проживающих в Северо-Западном федеральном округе, по указанному вопросу составило свыше 1300, за первое полугодие 2022 года — свыше 800.

Фото: Pixabay

Наиболее часто заявители обращаются за истребованием справок о гражданстве, трудовой деятельности, заработной плате и образовании. Как показывает практика, основное количество запросов по истребованию документов направляется на территорию стран СНГ, лидирующие позиции в этом списке занимают: Республика Казахстан, Азербайджанская Республика, Грузия, Республика Беларусь.

Статья по теме:

Минюст напоминает об ответственности организаций за экстремистскую деятельность

За истребованием личных документов могут обратиться:

— российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются документы;

— родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло;

— родители (лица, их заменяющие) или представители органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия;

— иное лицо в случае представления доверенности, удостоверенной в установленном порядке, от лица, имеющего право на получение документов.

Процедура истребования каждого из вышеуказанных документов имеет ряд особенностей, которые будут освещены в данной статье.

Истребование личных документов осуществляется в соответствии с Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов, утвержденным приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации от 29.06.2012 № 10489/124 (далее — Регламент).

Существует два способа подачи заявления об истребовании указанных документов: личная явка на прием в территориальный орган Минюста России и направление пакета документов «Почтой России».

В случае личной явки заявитель представляет: документ, удостоверяющий личность, и заявление об истребовании.

Заявление заполняется на каждый документ (справку) отдельно с использованием компьютерной техники или разборчивым почерком.

В заявлении указываются анкетные данные лица, в отношении которого истребуется документ (фамилия, имя, отчество, сведения об их изменениях и др.), полное наименование истребуемого документа (например, справка об отсутствии гражданства Республики Казахстан) и цель его получения (например, для предъявления по месту трудоустройства). Фактический адрес места жительства заявителя указывается полностью, включая почтовый индекс. К заявлению могут быть приложены копии документов, облегчающих поиск необходимой информации (например, копия свидетельства о рождении, копия трудовой книжки).

Для истребования документов по почте лицо, в отношении которого истребуется документ (иное лицо в случае предоставления доверенности, удостоверенной в установленном порядке), представляет идентичный пакет документов и копию документа, удостоверяющего личность.

За предоставление государственной услуги по истребованию личных документов с территории иностранного государства взимается государственная пошлина в размере 350 рублей за каждый документ.

Для ускорения рассмотрения поступивших от заявителя документов желательно также приложить квитанцию об уплате государственной пошлины.

Для граждан, поступающих на государственную службу в России, актуальным является истребование документа о принадлежности к гражданству (подданству) иностранного государства. К заявлению по истребованию указанного документа рекомендуем приложить копию свидетельства о рождении заявителя, выданного на территории иностранного государства, копию паспорта РФ, копию документа о смене фамилии (при наличии).

Согласно позиции компетентных органов Федеративной Республики Германия, Королевства Венгрия и Республики Польша (далее — Германия, Венгрия, Польша, соответственно), по вопросу предоставления справок о принадлежности к гражданству (подданству) указанных государств необходимо обращаться напрямую в следующие учреждения: Федеральное ведомство по административным вопросам (Германия), дипломатическое представительство или консульские учреждения Венгрии на территории России, в воеводское управление по месту жительства или польское консульское ­загранучреждение (Польша). По вопросу истребования справок о принадлежности к гражданству (подданству) с территории иных стран дальнего зарубежья рекомендуем консультироваться со специалистами отдела международной правовой помощи и проставления апостиля.

Для граждан предпенсионного и пенсионного возраста актуальным является вопрос оформления документов, необходимых для назначения пенсии.

В ряде случаев, даже при наличии трудовой книжки, территориальному органу Пенсионного фонда России требуется документальное подтверждение трудового стажа, заработной платы или других сведений за периоды работы на территории иностранных государств.

В заявлении, кроме установочных данных лица, необходимо указать:

— точное наименование документа, который необходимо получить с территории иностранного государства (например, справка об уплате страховых взносов);

— временной период осуществления трудовой деятельности;

— наименование организации и ее адрес. Если точный адрес организации неизвестен, следует указать населенный пункт, в котором находилась организация на момент осуществления трудовой деятельности;

— цель получения документа (для назначения пенсии).

Следует обратить особое внимание на правильность указания анкетных данных, поскольку наличие в заявлении неточных или неполных данных затрудняет, а в некоторых случаях исключает возможность представления истребуемого документа иностранной стороной.

Кроме того, для упрощения и сокращения сроков поиска иностранным органом места хранения запрашиваемых сведений рекомендуем приложить копию трудовой книжки (страницы, где указаны фамилия, имя, отчество и запрашиваемый период), а также документы, которые могут этому поспособствовать. Копию трудовой книжки заверять не­обязательно.

Специалист Главного управления проверяет заявление на соответствие установленным нормам и осуществляет его передачу на территорию иностранного государства. На сегодняшний день направление запроса об истребовании личных документов осуществляется только на бумажном носителе посредством почтовой связи. Данное обстоятельство влияет на длительность его исполнения. Средний срок переписки с компетентными органами стран СНГ, стран Балтии, Грузии, Абхазии и Южной Осетии в среднем составляет от 4 месяцев, со странами дальнего зарубежья — от 9 месяцев.

В этой связи гражданам, у которых подходит срок оформления пенсии, рекомендуем заранее позаботиться об истребовании личных документов с территории иностранных государств. О необходимости истребования таких документов можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России.

При поступлении в Главное управление материалов, составленных по результатам рассмотрения заявления гражданина, выполняется их проверка на соответствие требованиям международных соглашений. Надлежащим образом оформленные документы направляются в адрес, указанный заявителем в заявлении, или передаются ему лично на руки с соблюдением соответствующей процедуры.

В случае получения документов на иностранном языке гражданину требуется осуществить их перевод на русский язык для использования на всей территории Российской Федерации. В соответствии со статьей 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, верность перевода с одного языка на другой свидетельствует нотариус.

Если нотариус не владеет соответствующим языком, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус.

Более подробную информацию о порядке истребования личных документов с территории иностранных государств, бланк заявления, реквизиты для оплаты государственной пошлины и другую информацию можно уточнить на официальном сайте Главного управления http://to78. minjust. gov. ru или по телефону отдела международной правовой помощи и проставления апостиля 8 (812) 315‑50‑28.

Алина Ганжа, Алена Лукшина,

отдел международной правовой помощи и проставления апостиля

Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 127 (7210) от 14.07.2022 под заголовком «Порядок истребования личных документов с территории иностранных госуд».