Документы уходят в «цифру». Что изменит новая законодательная норма?
В конце осени 2021 года Владимир Путин подписал федеральный закон № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге — речь идет о переходе на полноценный электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Попробуем разобраться в нюансах новой законодательной нормы для работника.
ФОТО Pixabay
Для начала напомним: с 1 января 2021 года россияне получили право завести электронную трудовую книжку, а не имевших ее ранее и вовсе отлучили от бумаги — данные об их трудовом пути теперь хранятся только в электронном виде. Но уровень доверия к «цифре» оказался невысок: к началу 2021-го оставили трудовую книжку в бумажном варианте более 34,8 млн россиян из 58,1 млн застрахованных, тогда как полностью отказаться от бумаги решились чуть больше 5 миллионов.
Впрочем, обратного пути нет: количество электронных трудовых книжек растет по объективным причинам, так как новых бумажных не выдают, а старые постепенно выходят из употребления. Ведь и сейчас никто не мешает нам, работникам, выбрать «цифру» — достаточно написать соответствующее заявление.
Теперь законодатель пошел дальше. Трудовой кодекс РФ ввел цифровой документооборот для всех работодателей: они имеют право создавать, хранить и подписывать кадровые документы в электронном виде на портале «Работа в России» или в собственной информационной системе. Это означает, что трудовые договоры, заявления на увольнение или отпуск, приказы о переводе и пр. теперь вполне могут оформляться и в безбумажном варианте. А с января 2022-го у кандидатов без трудового стажа даже не станут спрашивать согласия на электронное взаимодействие с работодателем. Но…
Новый закон разрешает создавать, отправлять работникам и электронно подписывать почти все кадровые документы — дублировать на бумаге их не нужно. Однако приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, журналы инструктажей по охране труда, а также трудовые книжки (пока работник не выберет электронную) остаются бумажными. Кроме того, сведения о трудовой деятельности работник вправе получать как на бумаге, так и в электронном виде.
Почему эти «бумаги» не решились перевести в «цифру»? Исключительно благодаря их важности. Ведь приказ об увольнении работник вправе оспорить – отсутствие «живого» документа может усложнить и затянуть судебное производство, которое «цифру» не любит. То же самое можно сказать и о других «бумагах»: акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда подчас напрямую связаны с безопасностью работника и его жизнью. Не секрет, что иногда такие акты оформляют задним числом, а в журналах инструктажей появляются записи, которых там ранее не было. И хотя цифровые документы хорошо защищены от подобных подделок, бумажный вариант в определенном смысле удобнее.
Важный нюанс: тех, кто будет устраиваться на работу впервые уже в этом году, подключат к электронному кадровому документообороту автоматически в том случае, если их работодатель ввел такую систему. Остальные сотрудники должны еще дать на него согласие, написав соответствующее заявление. И еще: если таковое от вас получено и, соответственно, появляется необходимость подписания документов электронной подписью, по новому закону, работодатель должен выдать ее работникам за свой счет. При этом разрешены пять разновидностей электронных подписей — от простой до особенных с портала «Госуслуги».
Что будет, если работодатель предложит вам перейти на ЭКДО, а вы делать это не согласны? Ничего не случится. Ему придется контролировать и бумажный, и электронный кадровый документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). Более того: если вы согласились перейти на кадровую «цифру», но для каких-то целей вам потребовалась бумажная версия документа, работодатель обязан предоставить ее бесплатно. И не позднее трех дней с момента требования.
«Хорошо, — скажете вы. — На крупном предприятии все это будет централизованно и пройдет по отработанной схеме. А как быть, если я работаю в маленькой компании, где трудятся 10 человек?» Ответ такой: если на предприятии нет своей информационной системы, предлагается пользоваться сайтом «Работа в России». Правда, его услуги в этом направлении пока не совсем отлажены. И, скорее всего, до того момента, когда все там станет работать как часы, вашему работодателю все равно придется хранить приказы о приеме на работу в бумажном виде. Тем более что даже приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков или по командировке у нас положено хранить 5 лет. А другие кадровые «бумаги» — гораздо дольше.
Зачем, собственно, нужен ЭКДО? Кроме существенной экономии бумаги у него есть важное преимущество для тех, кто работает «на дистанции». Представьте себе, к примеру, что живет сотрудник в Великом Новгороде или во Пскове, а работает на петербургскую или московскую компанию. Если ЭКДО в ней отсутствует, для подписания каждой «бумаги» (заявления на отпуск, к примеру), когда нет оказии, такому сотруднику надо ездить на берега Невы или в Первопрестольную. То есть тратить целый день на то, чтобы только поставить подпись… Если же ЭКДО работает, процедура займет пару минут.
Что касается минусов и извечных разговоров о том, что «взломают», «украдут» или «подчистят», то любой эксперт скажет: это не та сфера деятельности, которая интересует хакеров.
Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 2 (7085) от 11.01.2022 под заголовком «Документы уходят в «цифру»».
Комментарии