Документы уходят в «цифру». Что изменит новая законодательная норма?

В конце осени 2021 года Владимир Путин подписал федеральный закон № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге — речь идет о переходе на полноценный электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Попробуем разобраться в нюансах новой законодательной нормы для работника.

Документы уходят в «цифру». Что изменит новая законодательная норма? | ФОТО Pixabay

ФОТО Pixabay

Для начала напомним: с 1 января 2021 года россияне получили право завести электронную трудовую книжку, а не имевших ее ранее и вовсе отлучили от бумаги — данные об их трудовом пути теперь хранятся только в электронном виде. Но уровень доверия к «цифре» оказался невысок: к началу 2021-го оставили трудовую книжку в бумажном варианте более 34,8 млн россиян из 58,1 млн застрахованных, тогда как полностью отказаться от бумаги решились чуть больше 5 миллионов.

Впрочем, обратного пути нет: количество электронных трудовых книжек растет по объективным причинам, так как новых бумажных не выдают, а старые постепенно выходят из употребления. Ведь и сейчас никто не мешает нам, работникам, выбрать «цифру» — достаточно написать соответствующее заявление. 

Теперь законодатель пошел дальше. Трудовой кодекс РФ ввел цифровой документооборот для всех работодателей: они имеют право создавать, хранить и подписывать кад­ровые документы в электронном виде на портале «Работа в России» или в собственной информационной системе. Это означает, что трудовые договоры, заявления на увольнение или отпуск, приказы о переводе и пр. теперь вполне могут оформляться и в безбумажном варианте. А с января 2022-го у кандидатов без трудового стажа даже не станут спрашивать согласия на электронное взаимодействие с работодателем. Но…

Новый закон разрешает создавать, отправлять работникам и электронно подписывать почти все кад­ровые документы — дублировать на бумаге их не нужно. Однако приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, журналы инструктажей по охране труда, а также трудовые книжки (пока работник не выберет электронную) остаются бумажными. Кроме того, сведения о трудовой деятельности работник вправе получать как на бумаге, так и в электронном виде.

Почему эти «бумаги» не решились перевести в «цифру»? Исключительно благодаря их важности. Ведь приказ об увольнении работник вправе оспорить – отсутствие «живого» документа может усложнить и затянуть судебное производство, которое «цифру» не любит. То же самое можно сказать и о других «бумагах»: акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда подчас напрямую связаны с безопасностью работника и его жизнью. Не секрет, что иногда такие акты оформляют задним числом, а в журналах инструктажей появляются записи, которых там ранее не было. И хотя цифровые документы хорошо защищены от подобных подделок, бумажный вариант в определенном смысле удобнее. 

Важный нюанс: тех, кто будет устраиваться на работу впервые уже в этом году, подключат к электронному кадровому документообороту автоматически в том случае, если их работодатель ввел такую систему. Остальные сотрудники должны еще дать на него согласие, написав соответствующее заявление. И еще: если таковое от вас получено и, соответственно, появляется необходимость подписания документов электронной подписью, по новому закону, работодатель должен выдать ее работникам за свой счет. При этом разрешены пять разновидностей электронных подписей  — от простой до особенных с портала «Госуслуги».

Что будет, если работодатель предложит вам перейти на ЭКДО, а вы делать это не согласны? Ничего не случится. Ему придется контролировать и бумажный, и электронный кадровый документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). Более того: если вы согласились перейти на кадровую «цифру», но для каких-то целей вам потребовалась бумажная версия документа, работодатель обязан предоставить ее бесплатно. И не позднее трех дней с момента требования. 

«Хорошо, — скажете вы. — На крупном предприятии все это будет централизованно и пройдет по отработанной схеме. А как быть, если я работаю в маленькой компании, где трудятся 10 человек?» Ответ такой: если на предприятии нет своей информационной системы, предлагается пользоваться сайтом «Работа в России». Правда, его услуги в этом направлении пока не совсем отлажены. И, скорее всего, до того момента, когда все там станет работать как часы, вашему работодателю все равно придется хранить приказы о приеме на работу в бумажном виде. Тем более что даже приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков или по командировке у нас положено хранить 5 лет. А другие кад­ровые «бумаги» — гораздо дольше. 

Зачем, собственно, нужен ЭКДО? Кроме существенной экономии бумаги у него есть важное преимущест­во для тех, кто работает «на дистанции». Представьте себе, к примеру, что живет сотрудник в Великом Новгороде или во Пскове, а работает на петербургскую или московскую компанию. Если ЭКДО в ней отсутствует, для подписания каждой «бумаги» (заявления на отпуск, к примеру), когда нет оказии, такому сотруднику надо ездить на берега Невы или в Первопрестольную. То есть тратить целый день на то, чтобы только поставить подпись… Если же ЭКДО работает, процедура займет пару минут. 

Что касается минусов и извечных разговоров о том, что «взломают», «украдут» или «подчистят», то любой эксперт скажет: это не та сфера деятельности, которая интересует хакеров.


#документы #закон #работодатели

Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 2 (7085) от 11.01.2022 под заголовком «Документы уходят в «цифру»».


Комментарии



Загрузка...

Самое читаемое

#
#
Новые предметы и знания. Что изменится в российских школах с 1 сентября 2019 года
26 августа 2019

Новые предметы и знания. Что изменится в российских школах с 1 сентября 2019 года

Рассказываем, что ждет учащихся уже через несколько дней.

Вода из колодца - по лицензии. На кого распространяется новый закон?
26 августа 2019

Вода из колодца - по лицензии. На кого распространяется новый закон?

С 1 января пользование скважинами и колодцами будет разрешено только по документу.

Белые – в Лосево, маслята – в Синявино. 8 самых грибных мест Ленобласти
20 августа 2019

Белые – в Лосево, маслята – в Синявино. 8 самых грибных мест Ленобласти

Помогаем не очень опытным грибникам и любителям пробовать новое разобраться, в какие леса лучше всего выходить с ножом и лукошком.

В таких туфлях лететь нельзя! Курьезные случаи с пассажирами самолетов
08 августа 2019

В таких туфлях лететь нельзя! Курьезные случаи с пассажирами самолетов

Как обувь приняли за взрывчатку, а на борт пронесли летучую мышь.

Финляндия объяснила ужесточение визовых правил для петербуржцев
05 августа 2019

Финляндия объяснила ужесточение визовых правил для петербуржцев

С первого сентября туристам надо показывать план поездки и подтверждения наличия финансовых средств.

Спасибо, нам не надо. Китай не хочет присоединяться к новому договору о ликвидации ракет
05 августа 2019

Спасибо, нам не надо. Китай не хочет присоединяться к новому договору о ликвидации ракет

Пекин еще раз официально заявил, что выступает против превращения ДРСМД в многостороннее соглашение.

Демографический сюрприз. Как меняется численность населения Петербурга и Ленобласти
02 августа 2019

Демографический сюрприз. Как меняется численность населения Петербурга и Ленобласти

В черте Северной столицы и области вызревают города-стотысячники.

Перевозчики экономят. Еще одна авиакомпания отказалась от бесплатного питания для пассажиров
08 июля 2019

Перевозчики экономят. Еще одна авиакомпания отказалась от бесплатного питания для пассажиров

На борту самолетов будут предлагаться только прохладительные напитки.

В «Сестрорецком болоте» проложат 3 км экотроп
02 июля 2019

В «Сестрорецком болоте» проложат 3 км экотроп

Здесь сохранились такие растения и мхи, которых не встретишь больше нигде в окрестностях Петербурга.

Женский вопрос. Эксперт – об использовании феминитивов в юридическом языке
25 июня 2019

Женский вопрос. Эксперт – об использовании феминитивов в юридическом языке

Суды активно используют слова «истица» и «заявительница», а слово «юристка» встречается лишь однажды.

Как грамотно уйти с работы? Советы юриста
13 июня 2019

Как грамотно уйти с работы? Советы юриста

При увольнении «по собственному» человек помимо положенной зарплаты получает лишь компенсацию за неиспользованный отпуск.

Открывайте двери! В квартирах россиян будут искать незаконную перепланировку
03 июня 2019

Открывайте двери! В квартирах россиян будут искать незаконную перепланировку

Верховный суд РФ решил: управляющая компания имеет право доступа на жилплощадь с целью проверки.