Без бумажки не букашка. Кадровый документооборот переходит на «цифру»
Получив в 2021 году возможность переводить документы о трудоустройстве сотрудников в электронный формат (благодаря появлению федерального закона № 377‑ФЗ), многие работодатели страны к сегодняшнему дню существенно продвинулись в этом направлении, а некоторые дошли до стадии их полной оцифровки. И не за горами время, когда от руки ничего писать будет уже не нужно — все «бумаги» станут заполнять и отправлять в системе КЭДО — кадрового электронного документооборота.
ФОТО Kaitlyn Baker on Unsplash
Вписались в систему
Можно ли уже сейчас устроиться на работу, оформившись без бумаги? Можно. Причем решить эту задачу реально с полной гарантией сохранности данных и максимумом удобства.
Пример в этом направлении показал «Аэрофлот» — он стал первым работодателем страны, который осуществляет все основные операции с соискателями и сотрудниками в дистанционном электронном формате КЭДО.
Как это происходит? Довольно просто. Кандидат, прошедший отбор и получивший от компании предложение о трудоустройстве, заполняет онлайн-анкету и загружает в систему все необходимые для оформления на работу документы в электронном виде. Затем проходит аутентификацию на портале КЭДО с помощью личной учетной записи на «Госуслугах» (ЕСИА). А в заключение, после успешной верификации данных, подписывает электронные же кадровые документы с использованием государственного сервиса «Госключ».
Как отметил заместитель генерального директора «Аэрофлота» по персоналу и организационному развитию Илья Перфильев, «впервые общероссийская Единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА) интегрирована в кадровую систему коммерческой компании». А замминистра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ Олег Качанов добавил, что «интеграция систем КЭДО с «Госуслугами» многократно упрощает процесс трудоустройства как для соискателей, так и для специалистов по рекрутингу, поскольку расширяет географию поиска сотрудников, сокращает бюрократические процессы и делает доступнее работу мечты». И ведь не поспоришь: таким образом в лучшие компании страны можно устроиться, даже если ты живешь на Чукотке в отдаленном поселении.
По словам Перфильева, новинку уже обкатали: в марте 2025‑го сервисом электронного трудоустройства воспользовались 15 новых сотрудников авиакомпании.
Чем же КЭДО так привлекает работодателей и кандидатов?
Надежно и прозрачно
КЭДО в реальности — это система обмена кадровыми документами, которая позволяет не только оформлять все нужные бумаги, но и подписывать их онлайн с обеих сторон.
При этом документы (например, трудовой и ученический договоры, заявления и соглашения, а также табели, ведомости и пр.) формируют в специальной программе, отправляют адресату (можно сразу нескольким), подписав онлайн, используя электронную цифровую подпись, которую необходимо получить заранее.
«КЭДО упрощает процесс обмена данными, исключает вероятность ошибок и позволяет максимально эффективно использовать время как специалистов по кадрам, так и соискателей, — уверяют эксперты. — К тому же система гарантирует прозрачность и удобство взаимодействия между ними — общаться, получать и отправлять нужные бумаги можно повсеместно».
Чем, к примеру, КЭДО хороша для кандидата? Если сотрудник вписался в систему и получил возможность использовать электронную цифровую подпись, он может завизировать свой документ в любое время, в любом месте и с любого устройства. И неважно, дома он, в командировке или на работе. Однотипные документы (например, заявление на отпуск) «сочинять» и писать от руки не надо — есть шаблон, в котором сделать ошибку крайне трудно. Искать данные гораздо проще: найти нужное по ключевому слову можно за секунды. И никаких записей на прием к начальнику, для того чтобы «подмахнуть бумагу», — все в онлайне в удобное для всех время. Будучи интегрирована с другими системами (например, бухгалтерскими), КЭДО позволяет сделать понятным и прозрачным и процесс получения отпускных, да и зарплаты тоже. И еще: система упрощает получение справок (о доходах, с места работы, для службы занятости и др.) — любую из них можно сформировать просто и быстро.
Правда, пока в этом списке есть исключения. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документ об инструктаже по охране труда все равно придется подписывать «живьем».
Шагать в ногу со временем
Что тормозит процесс перехода на всеобъемлющий КЭДО? Это вовсе не законодательные ограничения или технические сложности, которые при современном уровне развития технологий вполне решаемы.
«На самом деле самая большая проблема — нежелание части людей (как соискателей, так и действующих сотрудников) осваивать нюансы использования КЭДО, — признался знакомый кадровик. — Одни не хотят перестраиваться и переходить на новый формат. Другие боятся. А третьи не делают это «из принципа»… Поэтому на данном этапе главная задача работодателя — донести до сотрудников все преимущества КЭДО и научить их правильному взаимодействию с системой».
Те, кто уже опробовал новинку, довольны. И утверждают, что использовать все ее плюсы не сложнее, чем пользоваться онлайн-банком или сервисами «Госуслуг».
К тому же делать это рано или поздно все равно придется — прогресс не остановишь.
Читайте также:
МФЦ со служебного входа. Как устроена система, обеспечивающая предоставление сотен госуслуг
МФЦ Северной столицы теперь доступны для онлайн-записи
Материал опубликован в газете «Санкт-Петербургские ведомости» № 72 (7894) от 22.04.2025 под заголовком «Без бумажки не букашка».
Комментарии