Голубые «спасательные» жилеты: Как волонтеры сделали Международный юридический форум таким, какой он есть

Эксклюзивный материал, раскрывающий неизвестные факты о работе волонтеров на главном юридическом форуме страны.

Фото: Наталья Синицына

Наша газета из первых рук узнала, что скрывается за радушными улыбками волонтеров и как это - поддерживать работу огромного мероприятия. О тех, кто на добровольной основе помогал гостям МОЮ рассказывает Наталья Синицына, которая сама неоднократно была волонтером.

С 15 по 19 мая Северная столица принимала в стенах Главного Штаба Эрмитажа представителей юридической профессии на Международном Юридическом Форуме 2018. Гостей мероприятия ожидала деловая и культурная программа, содержание которых было продумано до мельчайших деталей. Одной из главных визитных карточек Форума являются волонтеры. Молодые люди и девушки в ярких голубых жилетах присутствуют буквально на каждом углу и всегда готовы прийти на помощь. Порой кажется, что они знают ответ на любой вопрос, не чувствуют усталости, и улыбка не сходит с их лиц. Но что стоит за этими улыбками? Почему мероприятие сопровождают волонтеры, а не наемный персонал? Что нужно сделать, чтобы попасть в команду?

Организаторы признаются, что нанять специально обученных людей гораздо проще и дешевле. Однако именно волонтеры способны создать уникальную атмосферу радушия и гостеприимства, благодаря именно этим молодым специалистам Форум обретает «сердце и душу», что не раз отмечалось участниками мероприятия. О том, как прошел Форум рассказывает множество новостных сводок: интервью, эфиры, прямые включения, но о том, каким он был «изнутри», можно узнать лишь от одного из самых значимых источников - от людей, сопровождающих мероприятие.

 Мне посчастливилось быть частью команды волонтеров целых два раза: на ПМЮФ 2016 и 2017 годов. Это были периоды невероятного опыта, ярких впечатлений и важных знакомств, которые трудно недооценить. В этом году мне снова улыбнулась удача - появилась возможность взглянуть на Форум с другого ракурса, глазами представителя СМИ. Самое интересное - это знать, как проходит подготовка, и видеть конечный результат. Об этом я и расскажу вам, так сказать, от первого лица.

Молодые люди, одетые в ярко-голубые жилеты и черные рубашки, улыбаясь, приветствуют участников форума уже на входе. С уверенностью могу сказать, что почти никто из гостей не задумывается, что труд волонтера совсем не такая простая задача, и мало кто знает, какие строгие требования предъявляются к ребятам, которые хотят попасть в эту «команду мечты». 

Фото: Наталья Синицына

Все начинается с заполнения простой анкеты на сайте, однако она сразу дает понять заявителю, что нужно обладать немалой компетентностью, чтобы пройти отбор. Обязательными условиями являются: уверенное знание английского языка, высокие коммуникативные навыки, ответственность и умение находить выход из сложных ситуаций. По результатам анкетирования проходит телефонное интервью на английском языке, которое позволяет организаторам проверить заявленный уровень языка и пообщаться «вживую» с потенциальным волонтером. После чего кандидат переживает томительное ожидание электронного письма, в котором, как он отчаянно верит, будет заветное: «Вы успешно преодолели первый этап отбора, будем ждать Вас на тренингах». 

Тренинги волонтеров - неотъемлемая часть их подготовки, которая помогает не только познакомиться с будущей командой, но и понять, кто именно подходит для волонтерской работы, и на какую позицию. Активное обучение, организованное в формате интерактива и практических кейсов, проходит в несколько этапов. А уже сформированную команду ждет итоговый тренинг, который становится вишенкой на торте подготовки. На этой стадии каждому уже известен свой потенциал, все идеально ориентируются в здании и еще ближе узнают своих коллег. После такой тщательной тренировки чувствуешь себя гораздо увереннее и ощущаешь поддержку со стороны других «собратьев по голубым жилетам».

Что касается непосредственно работы, волонтерская деятельность на форуме устроена очень качественно: у всех есть своя определенная роль, позиция и ответственность. Все молодые специалисты распределяются в функциональные группы, у каждой из которых своя зона ответственности. Всего таких команд шесть: пресс-центр, аккредитация, администраторы залов, программный комитет, EVS (event services) и оперативная группа. 

Волонтеры пресс-центра организуют работу журналистов и участвуют в проведении пресс-подходов. Специалисты из группы аккредитации встречают гостей и выдают участникам заветные бейджи, которые являются пропуском на территорию проведения форума и на все мероприятия культурной программы. Волонтеры-администраторы залов отвечают за подготовку помещений к проведению секций: логистика зала, проверка наличия воды для каждого спикера, подготовка аппаратуры - все это их компетенция. Специалисты из группы программного комитета взаимодействуют со спикерами. Они отвечают за то, чтобы выступление прошло максимально гладко, без технических неполадок, следят, чтобы спикеры не опоздали на свои секции, решают другие текущие задачи. Команды волонтеров EVS и опергруппы самые многочисленные. Первые встречают гостей, при необходимости помогают заказать такси, сориентироваться в городе. Вторые же являются универсальными солдатами, готовыми в любой момент «подхватить падающее знамя». Они заменяют уставших, заболевших или вынужденных отлучиться со своих постов волонтеров, и оперативно решают текущие задачи.

Во главе каждой функциональной группы стоят супервайзеры. Они отвечают за слаженную работу своих подопечных, их своевременную ротацию, помогают молодым специалистам решать сложные задачи. От их подготовки и ответственности напрямую зависит работоспособность и самочувствие волонтеров. Следует отметить, что все супервайзеры высоко квалифицированные специалисты - всегда отзывчивые, готовые прийти на помощь, они четко знают, что нужно делать и как.

Фото: Наталья Синицына

Организаторы мероприятия относятся к волонтерам как к членам семьи, ведь от слаженной работы всей команды зависит качество проведения форума и впечатления гостей. Поэтому молодые специалисты всегда имеют возможность отдохнуть в специально организованной для них волонтерской комнате, оснащенной техникой, мягкой мебелью и столиками. А при возникновении рабочих вопросов или сложных личных ситуаций супервайзеры всегда готовы пойти навстречу и оказать содействие.

Традиционной является встреча и групповое фотографирование волонтеров с Министром юстиции Александром Владимировичем Коноваловым. В этом году Александр Владимирович поблагодарил волонтеров за вклад в успешное проведение форума и пожелал им профессиональных побед: «Всем молодым людям, которые здесь присутствуют, я желаю успехов и того, чтобы этот Форум стал настоящей вехой в вашей жизни - и профессиональной, и личной, чтобы он дал вам хорошее направление и сильный импульс к будущему развитию. Вы лучшие в своей среде, в своем возрасте, в своем направлении деятельности, и у вас есть возможность стать абсолютно лучшими в мире».

Если бы я однажды не стала частью команды, не почувствовала на себе все эти этапы подготовки, я, возможно, никогда и не узнала бы, какой это невероятный труд — организаторская и волонтерская деятельность. Поэтому могу сказать точно, что роль волонтеров нисколько не преувеличена: идеальное проведение мероприятия - не просто удачное стечение обстоятельств, а результат зачастую тяжелой и кропотливой, но всегда совместной работы.